Ganttův graf (Wikipedia) se používá ke grafickému znázornění posloupnosti činností (akcí, výrobních operací, prací na projektu apod.) v čase. Nemáte-li k dispozici specializovaný nástroj (typicky Microsoft Project), ale jen běžně dostupný kancelářský balíček Microsoft Office, musí vám stačit Excel nebo Outlook.
Na chvilku se vžijte do situace, kdy pořádáte jednodenní konferenci a potřebujete naplánovat jednotlivé přednášky včetně přestávek.
Uvedená tabulka je sice v pořádku, nicméně přednášející vám předloží délku svých prezentací, nikoliv začátek a konec a každý časový posun bude znamenat ruční opravu pro každou položku.
Tabulku jsem tedy doplnil o další sloupce a vzorce.
Světle modré buňky jsou vstupní, tmavě modré obsahují vzorce.
B7: {=KDYŽ($H7=PRAVDA;SUMA(–($H$7:$H7));““)}
E7: =D7+F7
D8: =E7+G7
Vzorce jsou rozkopírovány z uvedených buněk směrem dolů. Číslování přednášek je vázané na sloupec H a maticový vzorec nedělá nic víc, než že sčítá hodnoty PRAVDA v něm uvedené (řešení si můžete postavit i na funkci SUMIF nebo COUNTIF). Tečku za číslicí doplňuje formát buňky. Přestávky jsou řešeny dvojím způsobem. Malé, cca desetiminutové jsou zohledněny přídavkem ve sloupci G a neuvádějí se svou vlastní položkou. Dlouhé přestávky se zapisují samostatně (typicky pauza oběd).
Ganttův graf se v Excelu běžně realizuje dvěma způsoby.
- Skládaný pruhový graf
Uvádím alespoň klíčové body tvorby grafu:
- Vyberte oblast buněk C7:F15 (Téma, Začátek, Konec, Délka).
- Vložte do listu Skládaný pruhový graf.
- V dialogu Vybrat zdroj dat klepněte na tlačítko Zaměnit řádek za sloupec a odstraňte druhou datovou řadu.
- Pro hlavní svislou osu nastavte Kategorie v obráceném pořadí.
- Pro hlavní vodorovnou osu nastavte napevno Minimum: 0,33333333, Maximum: 0,66666667 a Hlavní jednotka: 0,04166667. Tato desetinná čísla představují časy 8 hodin (8/24 dne), 16 hodin (16/24 dne) a 1 hodinu (1/24 dne).
- Pro první datovou řadu nastavte formát bez výplně a ohraničení.
- Pro třetí datovou řadu zmenšete v Možnostech řady šířku mezery mezi pruhy a přidejte popisky dat se zobrazením hodnot (délka trvání jednotlivých bloků).
- Odstraňte legendu.
- Řešení v buňkách listu s podmíněným formátováním
Každá z buněk od sloupce J směrem doprava představuje pětiminutový úsek. Ohraničení (ano, je to piplačka) je aplikováno na patnáctiminutové bloky.
Sloučená buňka I3:L3: =D7
Sloučená buňka S3:X3: =I3+1/24
a v tomto duchu směrem doprava
J7: =KDYŽ(A($D7< =(ČAS(HODINA($D$7);(5*(SLOUPEC(A$1)-1));0));(ČAS(HODINA($D$7);(5*(SLOUPEC(A$1)-1));0))<$E7);“x“;““)
Vzorec je rozkopírován směrem dolů i doprava. Sleduje, zda-li „pětiminutová“ buňka spadá do odpovídajícího časového intervalu. Pokud ano, vrátí znak „x“. Ten ovšem není okem viditelný, protože v buňkách je aplikovám vlastní formát ve tvaru „;;;“ (tři středníky). Na buňkách je dále nastaven primitivní podmíněný formát sledující přítomnost „x“ (takové buňky obarví).
Poznámka č. 1: Vzorce užité v „buňkovém ganťáku“ nejsou dvakrát elegantní. V jiných svých projektech řeším vyznačení činnosti v čase přes VBA (více časových intervalů pro činnost v rámci roku, periodické činnosti aj.).
Poznámka č. 2: Vcelku solidním a často nevyužívaným nástrojem pro plánování je zkraje zmíněný Microsoft Outlook a jeho kalendář. Můžete si do něj vložit svátky (a to nejen ty české státní a jmenné), zvládá snadný zápis periodických akcí, ke každé akci je dostupný bohatý editor (můžete si do něj vložit i tabulku), a to nezmiňuji možnosti sdílení a podporu přes VBA. Marný není ani webový Google Calendar. Umí také mnohé a je na něm snadnější provádět synchronizaci mezi zařízeními (Windows, chytrý telefon či tablet s Androidem, …).
Příklad ke stažení:
konference-harmonogram.zip